KADRY I PŁACE

Prowadzenie rozliczeń kadrowo-płacowych może przysparzać pracodawcom wiele problemów jeśli zatrudniają w firmie wielu pracowników lub mają skomplikowany system wynagrodzeń. W ramach tej usługi oferujemy Państwu informacje z dziedziny prawa pracy i funkcjonowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, lub też wyrażenia naszej opinii na inne tematy. W naszej ofercie znajduje się pełna obsługa pracowników, osób zatrudnionych na umowy cywilno-prawne, jak i członków zarządów i rad nadzorczych.

Dlaczego warto powierzyć obsługę kadrowo-płacową zewnętrznej księgowej?

Przeniesienie księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej do biura rachunkowego takiego jak nasz Poltax w Toruniu jest korzystne przede wszystkim ze względu na odciążenie przedsiębiorcy od niektórych obowiązków oraz znaczącą redukcję kosztów. Skorzystanie z usług biura rachunkowego w porównaniu do zatrudnienia własnego działu księgowego lub prowadzenia rozliczeń we własnym zakresie jest stosunkowo tańsze, a przy tym umożliwia przedsiębiorcy skupienie się na własnym biznesie.

Posiadanie własnego działu księgowego sprawdza się przede wszystkim w firmach generujących dużą ilość dokumentów oraz zatrudniających większą ilość pracowników. Wówczas własny dział księgowy stanowi wygodną formę dla całego przedsiębiorstwa, zna specyfikę działalności i jest z nią głęboko związany. Biura rachunkowe zwykle obsługują mikro, małe lub średnie firmy, dla których wprowadzenie własnego działu księgowego jest wysokim i nieopłacalnym kosztem.

Ponadto biura rachunkowe zatrudniają profesjonalnych księgowych świadczących usługi na równie wysokim poziomie. Charakteryzują się doświadczeniem oraz odpowiednią wiedzą, by obsługiwać poszczególne firmy. Oprócz tego, każdy klient biura rachunkowego może dopasować zakres świadczonych usług księgowych.

Zalety zewnętrznej obsługi kadr i płac

Zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa
pozwala także zdjąć wysoką odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie wykonywanie czynności takich jak naliczanie płac. Przejęcie tych obowiązków przez doświadczoną firmę doskonale zorientowaną w przepisach daje poczucie większego bezpieczeństwa właścicielowi firmy.
Skoncentrowanie się na prowadzeniu swojej działalności
Pracodawca może skoncentrować się prowadzonej działalności oraz może uwolnić kierowników od czasochłonnych czynności administracyjnych. Przede wszystkim eliminuje się zadania rutynowe i cykliczne.
Utrzymanie niższych kosztów i niższego poziomu zatrudnienia
Pracodawca utrzymuje niższy poziom zatrudnienia i zmniejsza koszty firmy związane ze szkoleniami kadry np. związanymi ze zmianami w przepisach itd.
Mniejsze nakłady utrzymania infrastruktury technicznej
Przedsiębiorstwo ponosi mniejsze nakłady na utrzymanie infrastruktury technicznej (stanowisko pracy, komputer, specjalistyczne oprogramowanie), a jednocześnie dostęp do specjalistycznego oprogramowania firmy outsourcingowej.
Stałe i aktywne doradztwo
Zewnętrzna obsługa kadrowo płacowa zapewnia stałe i aktywne doradztwo dla zarządu firmy w postaci porad kadrowo-płacowych, raportów i zestawień lub dostępu do elektronicznego portalu kadrowo płacowego dla przedsiębiorcy i pracowników.
Rabaty i ulgi
Przy długofalowej współpracy z biurem rachunkowym przedsiębiorca może liczyć na rabaty i na pozostałe usługi.

Wady prowadzenia kadr i płac poza własną firmą

Utrata kontroli
Wrażenie utraty kontroli nad ważnym dla firmy obszarem, którym są kadry i płace, są one bowiem elementem newralgicznym w każdym przedsiębiorstwie.
Wypłynięcie poza firmę istotnych danych
Wypłynięcie poza firmę istotnych danych (wynagrodzenia, dane osobowe). Dlatego biuro rachunkowe zapewniające obsługę kadrowo-płacową powinno korzystać ze sprawdzonych i odpowiednio zabezpieczonych rozwiązań informatycznych by zapewnić bezpieczeństwo i poufność danych.
Nierzetelna obsługa kadrowo-płacowa
Problemy prawne w razie nienależytego wywiązywania się z zadań przez nierzetelną firmę zewnętrzną, która przejęła obsługę kadrowo-płacową. Gdy dojdzie do uchybień spowodowanych przez firmę zewnętrzną to pracodawca ponosi odpowiedzialność (np. wypłaca pracownikowi odszkodowanie, płaci mandat PIP), a od firmy zewnętrznej może później dochodzić odszkodowania w drodze powództwa cywilnego.
Brak personelu kadrowo-płacowego
Utrata własnego personelu kadrowo-płacowego

Zakres usług wchodzących w skład kadr i płac

Do zakresu naszych działań zalicza się sporządzanie kartotek pracowniczych, list ich płac uwzględniających nieobecności pracowników, a także naliczanie należnych podatków i świadczeń socjalnych. Jesteśmy w stanie pomóc w tworzeniu umów o pracę, aneksów, wypowiedzeń i dokumentów kadrowych. Pomagamy także w rozliczaniu deklaracji i comiesięcznych zobowiązań wobec ZUS dla pracowników i właścicieli firmy, a także rejestracji w nim nowych osób.

Obsługa kadrowa dotyczy wszelkiego rodzaju spraw zespołu pracowniczego. Jako biuro rachunkowe możemy sporządzać umowy o pracę oraz inne umowy cywilno-prawne, a także oferujemy pomoc przy aneksowaniu lub rozwiązywaniu umów z pracownikami. Zakładamy i kompletujemy akta pracownicze, uwzględniamy zwolnienia lekarskie oraz urlopy pracownicze.

Obsługa płacowa opiera się na wynagrodzeniach pracowniczych. Księgowa oblicza wynagrodzenia na podstawie dostarczanych przez klientów danych – np. list obecności. Wśród usług znajduje się ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy. Oprócz tego naliczane są zaliczki na podatek dochodowy oraz składki ZUS. Wszelkie deklaracje i rozliczenia przygotowywane w naszym biurze rachunkowym w Toruniu zapewniają rzetelną obsługę firm oraz ich pracowników.

W zakresie usług kadrowo-płacowych m.in. wliczamy:
  • sporządzanie umów o pracę, umów zlecenia i o dzieło,
  • zakładanie i prowadzenie akt osobowych,
  • rozliczanie i ewidencjonowanie czasu pracy pracowników,
  • naliczanie wynagrodzeń i innych świadczeń z tytułu umów,
  • sporządzanie miesięcznych, półrocznych i rocznych rozliczeń podatkowych,
  • obliczanie należnych zaliczek na podatek dochodowy,
  • rozliczanie składek z ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego,
  • sporządzanie deklaracji podatkowych dla Urzędów Skarbowych i podatników,
  • zgłoszenie i wyrejestrowanie z ZUS,
  • prowadzenie wszelkich rozliczeń z ZUS, wysyłka deklaracji, przygotowywanie wpłat do ZUS,
  • wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach,
  • sporządzanie wniosków o dofinansowanie zatrudnienia osób niepełnosprawnych (PFRON).