Jak zmienić biuro rachunkowe

Jak zmienic biuro rachunkowe , zmiana biura rachunkowego

Jak zmienic biuro rachunkowe , zmiana biura rachunkowego

Kiedy i po co zmieniać biuro rachunkowe?

 

Jak zmienic biuro rachunkowe , zmiana biura rachunkowegoRzetelnie prowadzone usługi rachunkowe oraz kadrowo-płacowe pozwalają przedsiębiorcom skupić się na prowadzeniu biznesu oraz unikać niepotrzebnych problemów i straty czasu na kontakty z instytucjami państwowymi jak US,ZUS, GUS itd.. Gdy biuro rachunkowe popełnia błędy, działa nierzetelnie, lub nie przestrzega terminów wykonywania określonych przez przepisy sprawozdań lub po prostu przestaje spełniać oczekiwania przedsiębiorcy, wtedy jest to sygnał by rozważyć zmianę biura rachunkowego.  Wielu przedsiębiorców ulega przyzwyczajeniu, i trwa w niedogodnym dla nich układzie trochę ze strachu przed zmianą, trochę z nadziei, że może sytuacja się poprawi. Nie warto jednak ponosić strat i ryzyka związanego z nierzetelnym świadczeniem usług księgowych. Podobnie jak ze zmianą konta bankowego, klienci ulegają przyzwyczajeniu i nie podejmują działań  pomimo nieatrakcyjnych dla nich warunków.

Najczęściej przedsiębiorcy myślą o zmianie biura rachunkowego gdy podejrzewają, że ich księgowość prowadzona jest nierzetelnie, a także gdy napotykają trudności gdy proszą o odpowiedzi na zadawane przez siebie pytania oraz mają problemy z uzyskiwaniem niezbędnych informacji i raportów. Warto pamiętać , że korzystanie z usług księgowych nie zwalnia bowiem przedsiębiorcy z odpowiedzialności w przypadku kontroli skarbowej. Biura rachunkowe na podstawie wydanych im pełnomocnictw reprezentują przedsiębiorcę w odpowiednich  urzędach i dokonują sprawozdań. Odpowiedzialność jednak spoczywa właścicielu firmy. Nierzetelne biuro rachunkowe może narażać przedsiębiorcę na straty, nie tylko w wyniku błędów rachunkowych, pomijania dokumentów, ale też koszty wynikające z nałożonych na firmę kar.

Podejmujemy decyzję o zmianie biura rachunkowego

Faktem jest, że im większa firma a co za tym idzie większa ilość dokumentów i świadczonych usług.  Operacja zmiany biura  przebiega w kilku etapach. Zanim wypowiemy umowę warto nawiązać już kontakt z nowym biurem rachunkowym. Nowe biuro rachunkowe udzieli pełnego wsparcia i pomoże przeprowadzić przedsiębiorce przez proces zmiany księgowości, dlatego, warto najpierw nawiązać kontakt oraz dokładnie omówić szczegóły współpracy z nowym biurem rachunkowym, a dopiero później wypowiedzieć umowę z poprzednim biurem.

Wypowiedzieliśmy umowę, co dalej?

Podstawową sprawą jest zdanie przez stare biuro wszystkich dokumentów przedsiębiorcy, najlepiej jeśli przekazanie dokumentów odbywa się w o firmie bezpośredniego kontaktu. Ewentualnie możliwa jest wysyłka dokumentacji kurierem, jednak nie zalecamy takiego rozwiązania. Warto także podczas przekazania dokumentacji sporządzić protokół zawierający informacje o przekazanych dokumentach, sprawozdania itd.

Po rozwiązaniu umowy, biuro rachunkowe ma bezwzględny obowiązek oddania wszystkich oryginałów dokumentów przekazywanych przez przedsiębiorcę podczas współpracy. Dotyczy to między innymi:

  • faktury,
  • rachunki,
  • wyciągi bankowe,
  • potwierdzenia zapłaty należności,
  • potwierdzenia nadawanych dokumentów
  • umowy,
  • pozostałe oryginały dokumentów przekazywanych do biura rachunkowego przez przedsiębiorcę

Biuro rachunkowe, z którym przedsiębiorca wypowiedział umowę ma także obowiązek przekazać wszystkie dokumenty sporządzane w imieniu przedsiębiorcy w ramach świadczonych usług. Czyli dokumenty takie jak:

  • księga podatkowa,
  • deklaracje rozliczeniowe ZUS,
  • rejestry VAT – zakupu i sprzedaży,
  • deklaracje podatkowe  PIT-5, VAT-7,
  • ewidencję faktur sprzedaży oraz kosztowych,
  • ewidencję wyposażenia,
  • ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i trwałych,
  • dokumentację związaną z kadrami i płacami jeśli była prowadzona,
  • ewidencję przebiegu pojazdów, jeśli była prowadzona.

Należy także odwołać udzielone pełnomocnictwa. Jeśli właściciel firmy upoważnił biuro rachunkowe poprzez formularz UPL-1 do składania w jego imieniu deklaracji drogą elektroniczną, bezwzględnie  powinien zawiadomić  stosowny urząd skarbowy o odwołaniu pełnomocnictwa składając formularz OPL-1. W przypadku gdy  zostały udzielone inne pełnomocnictwa,należy pamiętać by je odwołać, chyba że w treści udzielonych pełnomocnictw zawarty jest zapis, o wygaśnięciu ich z chwilą zakończenia świadczenia usług księgowych.