Jak założyć firmę?

jak założyć firmę z pomocą biura rachunkowego

Znajdź pomysł na biznes

Podstawową czynnością przed założeniem firmy jest przede wszystkim ustalenie charakteru i obszaru działania przedsiębiorstwa. Zanim rozpocznie się wypełnianie formalności warto wiedzieć, jakie produkty, bądź usługi, będzie rozprowadzać przedsiębiorstwo. Należy zastanowić się, czy planujemy prowadzić biznes samodzielnie, czy ze wspólnikiem? Czy na starcie będą potrzebni dodatkowi pracownicy? Dobre przygotowanie do działania zwiększa szansę powodzenia. Na tym etapie ważnym krokiem jest wybranie formy działalności. Czy będzie to jednoosobowa działalność gospodarcza, a może spółka? Istotnymi wstępnymi założeniami są także: forma opodatkowania, decyzja o VAT oraz data, według której firma oficjalnie rozpocznie działalność. Pilnowanie terminów jest niezwykle ważne dla przedsiębiorcy, zwłaszcza w trakcie rejestrowania firmy. Warto pomyśleć o ciekawej nazwie, która odda charakter przedsiębiorstwa (należy jednak pamiętać, że najprostsze formy działalności muszą zawierać imię i nazwisko), a nazwy istniejących firm można łatwo sprawdzić w Internecie, np. w CEIDG. Dobrze też wstępnie zorientować się, który bank oferuje najlepsze konto firmowe.

Kiedy wszelkie wstępne ustalenia są gotowe, można przystąpić do wypełniania formalności. Jeśli nie czujemy się pewnie w wypełnianiu wniosków, w tej kwestii warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego.

Wybierz formę wniosku

Wypełnienie wniosku to podstawowy krok kiedy planuje się założyć firmę. Celem wypełnienia wniosku jest rejestracja firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), czyli rejestru przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Do wyboru są dwie możliwości. Wniosek można złożyć w formie elektronicznej lub w formie papierowej.

Rejestracja elektroniczna jest dostępna bezpośrednio ze strony CEIDG. Można wykonać ją w każdej chwili, jednak aby móc przesłać wypełniony w ten sposób wniosek należy go podpisać. W tym celu konieczne jest posiadanie podpisu kwalifikowanego (jest on płatny) lub profilu zaufanego (darmowy). Istnieje także dodatkowa możliwość wypełnienia wniosku przez stronę, a następnie pobrania i wydrukowania gotowego pliku. Taki wniosek, tak jak każdy wniosek w formie papierowej, wymaga własnoręcznego podpisu, a następnie dostarczenia do urzędu. Można to zrobić osobiście lub drogą pocztową.

Wypełnienie wniosku może sprawiać trudność, dlatego nasze biuro rachunkowe oferuje pełną pomoc przy zakładaniu firmy.

Przygotuj podpis

Każdy, kto decyduje się wypełnić wniosek przez Internet musi wcześniej założyć elektroniczny podpis kwalifikowany lub profil zaufany. Dzięki każdej z tych dwóch możliwości można podpisywać nie tylko wnioski, ale także inne ważne dokumenty urzędowe. Dlatego też wielu przedsiębiorców decyduje się na założenie podpisu kwalifikowanego albo profilu zaufanego jeszcze przed rozpoczęciem działalności. Dzięki nim łatwo uniknąć wizyt w urzędzie, czyli niepotrzebnego czekania w kolejkach i utraty czasu.

Elektroniczny podpis kwalifikowany

Uzyskanie tego rodzaju podpisu elektronicznego wymaga opłaty i można kupić go tylko u certyfikowanych dystrybutorów. Jego zaletą jest szersze zastosowanie w stosunku do profilu zaufanego. Tak jak profil zaufany ma moc prawną i można nim podpisywać dokumenty urzędowe online. Dodatkowo podpis kwalifikowany służy też do podpisywania innych dokumentów (np. w formie PDF, Word) lub e-maili.

Podpis kwalifikowany jest ważny przed rok lub dwa w zależności od dystrybutora, jednak z łatwością można go odnowić. Aby podpis był aktywny, należy odwiedzić centrum certyfikacji, gdzie dostawca potwierdza tożsamość kupującego oraz podpisuje się umowę subskrypcji, która zawiera wszelkie warunki. Oprócz terminu ważności podpisu na jego cenę wpływa rodzaj urządzenia, dzięki któremu możliwe jest jego złożenie (token USB, czytnik kart USB albo karty PCMCIA). Wraz z zakupem klient otrzymuje oprogramowanie, które należy zainstalować na komputerze, aby podpis działał.

Poza sprawami urzędowymi można podpisywać nim także np. umowy handlowe, faktury elektroniczne czy e-deklaracje podatkowe. Wystarczy włożyć kartę do czytnika, uruchomić zainstalowany program i wybrać odpowiedni plik. Czynność należy potwierdzić ustalonym kodem PIN.

Profil zaufany

Profil zaufany przypisuje się tylko jednej osobie, do jej numeru PESEL i służy on do załatwiania spraw urzędowych (np. poprzez ePUAP, PUE ZUS). Ten podpis elektroniczny jest bezpłatny i ważny przez okres 3 lat od założenia. Po upłynięciu terminu ważności, można swobodnie odnowić go na kolejne 3 lata.

Profil zaufany można założyć na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest zalogowanie się na rządowym serwisie profilu zaufanego. Tam, wypełnia się wniosek o potwierdzenie profilu, a następnie trzeba zgłosić się do urzędu. W ciągu 14 dni należy okazać ważny dokument tożsamości, aby potwierdzić wniosek. Drugim sposobem jest założenie profilu przez bank. Dzięki temu nie trzeba chodzić do urzędu, ponieważ bank sam przekazuje informacje do serwisu profilu zaufanego. Niestety nie wszystkie banki oferują założenie profilu.

Pozostaje także kwestia podpisywania dokumentów. Zwykle na stronach, gdzie dostępny jest ten rodzaj podpisu, znajduje się przycisk „podpisz profilem zaufanym”. Wystarczy kliknąć, by zostać przekierowanym do strony autoryzacji. Tam należy wpisać kod autoryzacji (zwykle wysyłanym SMS-em lub e-mailem). W przypadku profilu zaufanego założonego przez bank, logowanie może być dłuższe i wymagać dodatkowo logowania do bankowości internetowej. Z tego względu warto wybrać sposób potwierdzenia wniosku przez urząd, ponieważ jest to wygodniejsze i szybsze.

Zarówno elektroniczny podpis kwalifikowany, jak i profil zaufany sprawdzają się przy załatwianiu spraw urzędowych. Poza sprawami związanymi z firmą (wpis do CEIDG, wpis do KRS), łatwo załatwić sprawy związane z ZUS czy z Urzędem Skarbowym. Choć podpis kwalifikowany ma nieco szersze zastosowanie, profil zaufany także świetnie spełnia swoje zadania. Zwykle wystarcza na potrzeby przedsiębiorców, dlatego biura rachunkowe często go zalecają.

Wypełnij wniosek

Wniosek przede wszystkim należy wypełniać uważnie i zgodnie z prawdą, ponieważ za składanie fałszywych oświadczeń grozi odpowiedzialność karna. Nie ma jednak powodów do obaw. W razie konieczności, zawsze można zaktualizować dane, jeżeli z jakiegoś powodu okażą się niepoprawne (np. ze względu na zmianę adresu siedziby firmy).

Dobre przygotowanie przed wypełnieniem wniosku pomaga wypełnić konieczne rubryki. Między innymi obok danych osobowych, pojawia się miejsce na nazwę przedsiębiorstwa, punkty PKD kodujące charakter działalności albo na przewidywaną liczbę zatrudnionych. Zwykle podczas zakładania firmy przedsiębiorca nie posiada numerów NIP oraz REGON. Nie powinno to jednak stanowić zmartwienia dla przedsiębiorcy, ponieważ zostaną one nadane przez urząd. Chyba, że zakładana jest spółka cywilna albo spółka rejestrowana w KRS – wtedy dodatkowe zgłoszenie w Urzędzie Skarbowym będzie konieczne. Wśród wielu informacji, potrzebnych do wypełnienia wniosku, należy umieścić także informacje o sposobie opodatkowania działalności oraz o prowadzeniu ksiąg rachunkowych. W tym miejscu warto się zastanowić. Jeżeli planujemy korzystać z usług księgowej, w formularzu należy wpisać nazwę i numer NIP biura rachunkowego.

Wypełniony wniosek należy sprawdzić, a następnie podpisać i przesłać poprzez serwer internetowy, pocztą do urzędu albo osobiście zanieść go do urzędu w formie papierowej. Wraz z rejestracją założona firma zostaje automatycznie zgłoszona do ZUS.

Uwaga na wyłudzanie pieniędzy! – Rejestracja w CEIDG jest bezpłatna!

Niestety często zdarza się, że nowi przedsiębiorcy otrzymują informacje o konieczności zapłaty. Wiadomości zwykle bardzo dobrze naśladują rzetelne dokumenty i powołują się na artykuły prawne, które nie mają w takich przypadkach uzasadnienia. Bywa też tak, że niektóre firmy oferują wpis do własnych katalogów przedsiębiorstw, które często maja bardzo podobną nazwę do CEIDG.

Rejestracja firmy jest darmowa i nie warto reagować, ani odpisywać na takie wezwania do zapłaty.

Rejestracja do VAT

VAT, czyli podatek od towarów i usług obowiązuje osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej, ale wykonujących samodzielnie działalność gospodarczą, jako handlowcy, producenci, usługodawcy (w tym podmioty pozyskujące zasoby naturalne) lub rolnicy. Dotyczy to również osób wykonujących zawody prawnicze, doradcze (z wyjątkiem doradztwa rolniczego), jubilerskie oraz podmiotów zajmujących się ściąganiem długów (także faktoringu). Wśród przedsiębiorstw, które bezwzględnie muszą zarejestrować się do VAT-u znajdują się te, które dostarczają:

• wyroby z metali szlachetnych lub zawierające metale szlachetne (np. wyroby jubilerskie, monety, sztućce),

• towary objęte podatkiem akcyzowym (z wyjątkiem energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych, samochodów osobowych zaliczanych do środków trwałych podlegających amortyzacji),

• budowle, budynki oraz tereny budowlane,

• nowe środki transportu oraz części pojazdów samochodowych i motocykli (dostawy hurtowe i detaliczne),

• towary za zawarciem umowy na odległość (dotyczy: preparatów kosmetycznych i toaletowych, komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych, urządzeń elektrycznych i nieelektrycznego sprzętu domowego oraz maszyn i urządzeń które nie zostały sklasyfikowane).

Nie każdy przedsiębiorca musi zarejestrować się do VAT-u. Jeżeli przedsiębiorca planuje założyć firmę, która nie będzie dystrybuowała wyżej wymienionych towarów i spełnia odpowiednie warunki ma prawo do zwolnienia z podatku VAT. Wyróżniamy dwa rodzaje zwolnień z VAT – zwolnienie podmiotowe i przedmiotowe.

Zwolnienie podmiotowe – Ten rodzaj zwolnienia jest dostępny dla każdego przedsiębiorcy, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wymienionych czynności i nie przekracza rocznego limitu wartości sprzedaży – 200 tys. zł.Dotyczy to też osób, które w danym roku założyły firmę, a ich przewidywana wartość sprzedaży także jest niższa od wyznaczonego limitu. W momencie przekroczenia kwoty 200 tys. zł. należy zarejestrować się do VAT-u.

Zwolnienie przedmiotowe – przedsiębiorca planujący założyć firmę, która będzie specjalizowała się w którejś z czynności zawartych w art. 43 ust. o podatku od towarów i usług jest zwolniony z VAT. Wśród wymienionych w ustawie czynności znajdują się usługi medyczne, usługi edukacyjne oraz usługi finansowe (z wyłączeniem usług pomocniczych w tym zakresie).

Zwolnione z VAT-u mogą być przedsiębiorstwa niemające na terenie kraju stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej oraz stałego miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, ale prowadzące na terenie Polski usługi transportowe albo telekomunikacyjne na rzecz osób nie będących podatnikami. Pozostałe przedsiębiorstwa, które nie mają w Polsce siedziby prowadzenia działalności gospodarczej, muszą zarejestrować się do VAT-u.W przypadku firm, którym przysługuje prawo do zwolnień, zgłoszenie się do VAT-u pozostaje dobrowolne. Przedsiębiorstwa, które mogą korzystać z ulg i tak mogą zarejestrować się do VAT-u jeśli tego chcą.

Jak zostać VAT-owcem?

Aby zarejestrować się do VAT-u należy wypełnić wniosek VAT-R. Ważną sprawą, o której powinien pamiętać przedsiębiorca jest to, by złożyć wniosek przed rozpoczęciem sprzedaży towarów lub usług objętych VAT-em. Formularz powinien trafić do urzędu przed upływem miesiąca poprzedzającego ten, od którego stanie się czynnym podatnikiem VAT-u. Właściwie wypełniony wniosek należy osobiście oddać do Urzędu Skarbowego, przesłać go pocztą albo złożyć elektronicznie w formie załącznika do wniosku CEIDG lub przez Portal Podatkowy. Po zatwierdzeniu wniosku, przedsiębiorca staje się podatnikiem czynnym, czyli opłacającym VAT lub podatnikiem zwolnionym, jeśli przysługuje mu zwolnienie. Osoby korzystające ze zwolnień nie mają obowiązku składania wniosku VAT-R, ale mogą to uczynić.

Załóż rachunek firmowy

Przedsiębiorcy, który zakładają firmę i zarejestrowali się do VAT, muszą posiadać rachunek firmowy. Zgodnie z przepisami obowiązek posiadania konta wynika z konieczności dokonywania bezgotówkowych transakcji z podziałem płatności na koszt netto oraz VAT. Rachunki przeznaczone do VAT są bezpośrednio połączone z rachunkiem firmowym. Kiedy jednorazowa transakcja, niezależnie od liczby wynikających z niej płatności, przekracza 15 tys. zł, a stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, należy skorzystać z rachunku.

Firmowe konto bankowe powinna założyć firma, która planuje korzystać z niego do przelewów dla instytucji państwowych. Choć przepisy nie zabraniają kategorycznie prowadzenia działalności gospodarczej z wykorzystaniem rachunku osobistego, tylko mikroprzedsiębiorcy są zwolnieni z dokonywania rozliczeń za pośrednictwem konta bankowego. Większe przedsiębiorstwa powinny mieć w tym celu założony firmowy rachunek.

Oferty rachunków firmowych we wszystkich bankach są zróżnicowane, dlatego przed ostateczną decyzją warto je porównać.

 
Zakładanie firmy może wydawać się długim, czasem skomplikowanym przedsięwzięciem. Z tego względu oferujemy klientom naszego biura rachunkowego pełną pomoc w zakresie zakładania firmy, wypełniania wniosków i dopatrywania formalności.